Pièges à éviter

Vers un comportement loyal et honnête dans l’exercice de la profession

Sur le marché de la bureautique et des solutions d’impressions, il y a une multitude d’offres qui sont proposées par les constructeurs mais elles ont tendances à diminuer, aux profits de leurs réseaux de distributions indirects.

Les photocopieurs sont devenus des multifonctions.

Ils sont connectés et reliés à votre réseau afin de permettre d’imprimer, de scanner, d’envoyer des mails. C’est une plateforme souvent sophistiquée en terme d’utilisation qui requiert de bonnes connaissances et formations, pour en appréhender toutes les fonctionnalités.

Concernant le service après vente, généralement les structures de SAV couvrent le territoire métropolitain et souvent ce sont les distributeurs de votre région qui maintiennent vos appareils multifonctions. Nous vous conseillons pour vous assurer de la solidité de votre futur partenaire de consulter ses bilans, son SIREN, et de vérifier si des procédures ne sont pas engagées à son encontre.

Financement et location du photocopieur

Dans une majorité des cas, le photocopieur est proposé en location financière, il n’y a donc pas d’option d’achat possible pour le locataire, sauf accord écrit préalable entre le partenaire et le client. Cependant il existe un contrat où le montant du rachat en fin de période est formalisé, il se nomme « contrat avec option d’achat « ou « crédit bail » selon les organismes.

Le contrat proposé est conclu irrévocablement pour :

• un loyer
• une durée de financement
• une périodicité du loyern soit mensuelle, soit trimestrielle

Pour comparer deux offres, il vous faudra vérifier la durée exacte du financement car elle a un impact sur le montant du loyer. Beaucoup de contrats portent sur 63 mois en annonçant 5 ans. Vérifiez que le nombre de trimestres soit bien défini, et surtout équivalent entre les offres concurrentes.

La démarche de votre partenaire commercial est de vous faire signer un contrat de location dit « évolutif » sur 36, 48 ou 63 mois et de revenir vous consulter 1 ou 2 ans avant l’échéance de ce dernier, avec pour objectif de renouveler pour un matériel plus performant ou mieux adapté (en théorie), c’est séduisant pour le client et fidélisant pour le fournisseur.

Prenons un exemple : Vous souhaitez financer un matériel d’une valeur de 4.500 euros, le loyer est de 90 euros sur 63 mois. Le montant du loyer est conditionné par la valeur du bien (à négocier) à des taux d’intérêt du moment sur le marché des prêts financier.

Au bout de 3 ans , vous souhaitez le renouvellement de l’équipement en place pour un matériel plus récent. Valeur du bien également à 4.500 euros. Cela entraîne un financement du nouveau + le financement du solde restant sur le précédent contrat, soit un montant total à financer d’environ 6.930 euros et vous repartez pour une nouvelle durée de 63 mois. Au final vous allez donc payer dans cet exemple, la partie du premier matériel qui n’est pas arrivé à échéance, plus la partie du nouveau contrat. Vous aurez une légère ou substantielle hausse suivant le nouveau matériel choisi.

Les contrats sont souvent résiliables avec 3 ou 6 mois de préavis, si l’on oublie de résilier, il y a tacite reconduction pour 1 an. Il est préférable de ne pas accepter le rachat en cours d’un contrat d’une machine, sauf si le matériel n’est plus en adéquation avec votre flux d’impression ou data.

Suivant les structures, la version la plus économique et sereine reste de laisser courir jusqu’au terme le contrat existant, et d’acquérir un nouveau matériel avec de bonnes conditions pour éviter le sur-financement.

Contrats de maintenance et de service

Le service dépannage des photocopieurs fait l’objet d’un contrat qui inclut en général : la main d’œuvre, les déplacements, les pièces détachées et les consommables hors papier et agrafes. Celui-ci est compatible que ce soit pour de l’achat ou de la location.

En plus du coût des impressions et copies et des frais d’envoi, des frais de maintenance connexion sont à prendre en considération lors de votre choix du partenaire.

Les contrats sont établis pour une durée initiale de 36 à 63 mois renouvelables ensuite annuellement par tacite reconduction. Pensez a vérifier que les durées de location soient bien équivalentes afin de vous éviter de payer un loyer sans maintenance sur votre matériel.

La facturation se fait en appliquant un coût sur les copies différent en fonction du type de page : couleur ou noir et blanc.

Pour comparer un coût copie, veuillez consulter les annexes des contrats.

Certains contrats peuvent inclure un forfait annuel, mensuel ou trimestriel.

Que le nombre de pages soit atteint ou non, le forfait est facturé.

Premier exemple : Votre coût à la page : 0,0058 euros HT, votre forfait annuel 15000 pages. votre tarif incompressible annuel : 87 euros. Si l’entreprise n’a fait que 10.000 copies, le prix sera quand même de 87 € soit un coût à la page réel de 0.0087 € HT.

Second exemple : Prix à la page : 0.0058 €, forfait : 20 €, il faut donc que l’entreprise fasse minimum 3.500 copies pour atteindre le minimum facturé, si elle fait moins le coût copie unitaire est de fait augmenté.

Certains contrats incluent un nombre d’impressions dans le financement sans vous le préciser, et vous annonce un coût à la page très agressif et une offre avantageuse, mais occultant le coût de location majorée.

En cas de résiliation anticipée, il y a souvent des pénalités à payer sur les contrats de maintenance.